Vacature: Dossierbeheerder beurzenprogramma bij VLUHR-i (voltijds)

Ben je een dossierbeheerder met een arendsoog voor detail en kwaliteit? Hou je van een veelzijdige job en heb je een brede interesse in studentenmobiliteit en internationalisering in het hoger onderwijs? Werk je goed zelfstandig? Dan verwelkomen wij jou met open armen in ons VLUHR-i-team, dat momenteel vier gemotiveerde collega’s telt: twee beleids- en twee administratieve medewerkers. Word jij onze nieuwe collega?

Jouw werkgever

De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) verenigt de Vlaamse universiteiten en hogescholen. Het VLUHR-international team (VLUHR-i), aangestuurd door de secretarissen-generaal van VLUHR, zet zich in voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs: van promotie van Vlaanderen en Brussel als studie- en kennisbestemming voor internationale studenten tot beheren van Vlaamse beurzenprogramma’s voor studie- en stagemobiliteit en expertise-uitwisseling rond internationalisering tussen Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.

Meer informatie hierover vind je op de websites www.vluhr.be, www.internationalisering.vluhr.be, www.studyinflanders.be en www.studentsonthemove.be.


Jouw taken

We rekenen op jou voor de uitvoering van de volgende opdrachten.

1. Actieplan Mobiliteit ‘Brains on the Move’

Het Actieplan Mobiliteit ‘Brains on the Move’ is een beurzenprogramma voor studentenmobiliteit en internationalisering in het Vlaams Hoger Onderwijs. Als dossierbeheerder volg je, samen met je administratieve collega’s en onder begeleiding van de verantwoordelijke beleidsmedewerker, de dossiers van verschillende grotere acties van dit beurzenprogramma op (zoals Generieke Beurzen, Priority Country Programme, ASEM Work Placement Programme en The Washington Center). Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

  • Voorbereiding en lancering van de beursoproepen
  • Communicatie met de verantwoordelijken binnen het Departement Onderwijs & Vorming en AHOVOKS, de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen, professoren, docenten en studenten
  • Ontvankelijkheidscontrole van aanvraagdossiers
  • Organisatie van selectievergaderingen
  • Opvolging van rapportering
  • Correcte en tijdige betalingen
  • Tussentijdse budgetcontrole
  • Voorbereiding van het jaarlijks financieel tussentijds- en eindverslag voor het Departement Onderwijs & Vorming
  • Voorbereiding en organisatie van de jaarlijkse evaluatievergadering
  • Reflectie over en aanpassing van de verschillende acties indien nodig
  • Update van de informatie over de acties die jij opvolgt op de website www.studentsonthemove.be en www.internationalisering.vluhr.be/

2. Data

  • Opvragen en verwerken van samenwerkingsakkoorden van de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen met internationale partnerinstellingen (halfjaarlijks)
  • Input leveren voor landenrapporten
  • Communiceren over data met de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen

3. Lerende netwerken

Je ondersteunt de verantwoordelijke beleidsmedewerker bij de organisatie van lerende netwerken en webinars, in beurtrol met collega’s. Dat houdt het volgende in:

  • Inschrijvingen beheren
  • Aanwezigheidslijsten opmaken
  • Logistiek regelen (bijv. zaal en catering)
  • Presentaties verzamelen en samenvoegen
  • Badges en documenten voor de deelnemers voorbereiden
  • Onthaal verzorgen tijdens het lerend netwerk


Jouw profiel

Je hebt een bachelordiploma in office- of business-management, of een gelijkaardige opleiding. Ervaring in het Vlaams hoger onderwijs en dossierbeheer van internationale mobiliteitsbeurzen is een plus.

Je beschikt over deze competenties:

  • Je kan oplossingsgericht en gestructureerd werken en je bent een kei in planning en organisatie.
  • Je respecteert deadlines en combineert programma’s met verschillende richtlijnen en modaliteiten.
  • Je kan snel en grondig inzicht verwerven in de financiële modaliteiten van de beurzenprogramma’s.
  • Je werkt graag met cijfers en kan de financiële verrichtingen nauwkeurig plannen en opvolgen.
  • Je combineert oog voor detail met een blik die het volledige (financiële) overzicht behoudt op beursacties.
  • Je werkt goed met MS Office (vooral Excel) en leert vlot nieuwe toepassingen voor online dossierbeheer en samenwerking.
  • Je denkt proactief mee, stelt autonoom oplossingen voor en je werkt service-gericht
  • Je spreekt en schrijft vlot en correct in het Nederlands en het Engels. Passieve kennis van het Frans is een pluspunt.
  • Je bent flexibel en collegiaal en streeft binnen het team naar een gezamenlijk resultaat.
  • Je onderscheidt hoofd- van bijzaken en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je kijkt open naar de wereld en voelt het kriebelen om jouw talent in te zetten voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs.


Ons aanbod

Naast leuke collega’s en een boeiende functie, bieden wij jou het volgende:

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur, met verloning in salarisschaal B111 (zoals toegepast binnen de Vlaamse overheid).
  • Een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding als je met de fiets komt.
  • Maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering.
  • Een flexibel afsprakenkader voor thuiswerk.
  • Een vlot bereikbare werkomgeving in hartje Brussel, vlakbij het centraal station, met ruime kantoren.


Solliciteer nu

Lijkt deze functie jou op het lijf geschreven? Laat dan snel van je horen en stuur je motivatiebrief en cv zo snel mogelijk naar myriam.slock@vluhr.be.

Wil je nog meer informatie over de functie-inhoud? Mail jouw vraag naar renilde.knevels@vluhr.be of lieve.coninx@vluhr.be.