Vacature: Administratief medewerker internationalisering bij VLUHR-i (voltijds)

Jouw werkgever

De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) verenigt de Vlaamse universiteiten en hogescholen. Het VLUHR-international team (VLUHR-i), aangestuurd door de secretarissen-generaal van VLUHR, zet zich in voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs: van promotie van Vlaanderen en Brussel als studie- en kennisbestemming voor internationale studenten tot Vlaamse beurzenprogramma’s voor studie- en stagemobiliteit en expertise-uitwisseling rond internationalisering tussen Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.

Meer informatie hierover vind je op de websites www.vluhr.be, www.internationalisering.vluhr.be, www.studyinflanders.be en www.studentsonthemove.be.

Jouw taken

Promotie van het Vlaams hoger onderwijs

Je ondersteunt de verantwoordelijke beleidsmedewerker bij deze werkgroep. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

• Werkgroepvergaderingen vastleggen van de werkgroep hogeronderwijsbeurzen, agenda en verslag voorbereiden, communiceren met de werkgroepleden
• Halfjaarlijks updaten van anderstalig opleidingsaanbod van de Vlaamse universiteiten en hogescholen op de website www.studyinflanders.be en in gedrukte opleidingsoverzichten
• Logistiek en organisatorisch ondersteunen van rekruteringsbeurzen voor internationale studenten, en van netwerkbeurzen APAIE, NAFSA en EAIE (beursstand inrichten, deelnemerslijsten opmaken, uitnodiging voor de Belgische receptie opmaken, enz.)
• Brochures en promotiemateriaal verzenden naar rekruterings- en netwerkbeurzen in binnen- en buitenland, binnen de richtlijnen van de beursorganisator en douaneregeling per land van bestemming
• Presentaties aanpassen in de huisstijl
• Oproepen lanceren voor deelnemers aan rekruteringsbeurzen
• Financiële verslagen nakijken en correcte, tijdige betalingsopdrachten opmaken in online boekhoudplatform
• Studentenleads verzamelen van rekruteringsbeurzen en resultaten communiceren aan alle Vlaamse hogeronderwijsinstellingen

Communicatie

Als communicatiemedewerker van het VLUHR-i team sta je in voor de volgende taken:

• Websites (teksten, foto's, links, ....) updaten
• Analyse van het gebruik van de websites a.d.h.v. Google Analytics
• Beheer van de social media accounts van studyinflanders op Instagram, Facebook en YouTube
• Student takeovers op het studyinflanders instagram kanaal organiseren en opvolgen
• De nieuwsbrief (3x per jaar) vormgeven en versturen
• De voorraad communicatie- en promotiemateriaal beheren

Actieplan Mobiliteit ‘Brains on the Move’

Samen met je administratieve collega’s volg je enkele acties op binnen dit actieplan, onder begeleiding van de verantwoordelijke beleidsmedewerker. Je beheert onder meer de dossiers van de acties zomercampussen, gezamenlijke opleidingen, leerstoelen in de VS, bilaterale samenwerking met China, enzovoort. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

• Beursoproepen lanceren
• Communiceren met de verantwoordelijken binnen de Vlaamse hogeronderwijs-instellingen, professoren, docenten en studenten
• Ontvankelijkheidscontrole van aanvraagdossiers
• Selectievergaderingen organiseren
• Rapportering opvolgen
• Correcte en tijdige betalingen boeken en uitvoeren

Academische diplomatie en databeheer

In beurtrol met je collega’s, ben je de administratieve en logistieke kracht achter de voorbereiding van uitgaande staatsbezoeken, economische missies en inkomende zendingen, in overleg met de verantwoordelijke beleidsmedewerker. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

• Cijfermateriaal verzamelen en datafiches opstellen voor briefings m.b.t. het land van bestemming
• Cijfermateriaal verzamelen en zendingsdossiers opstellen m.b.t. het land van bestemming voor buitenlandse missies
• Officiële uitnodigingen opmaken en versturen voor academische events die VLUHR organiseert in het kader van een staatsbezoek
• Individuele deelnemersprogramma’s opmaken
• Logistiek en administratief ondersteunen bij bezoek van inkomende internationale delegaties (zaal, catering, programmaverzending, enz.)

Naast deze specifieke taken help je ook bij meer algemene administratieve taken ter ondersteuning van het VLUHR-i-team, zoals de organisatie van studiedagen en webinars (lerende netwerken), in beurtrol met je collega’s.

Jouw profiel

Je hebt een bachelordiploma in communicatie-, office- of business-management, of een gelijkaardige opleiding.

Je beschikt over deze competenties:

• Je spreekt en schrijft vlot en correct in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt
• Je werkt goed met MS Office
• Je organiseert met gemak online en fysieke vergaderingen en events
• Je bent communicatief en hebt oog voor grafische vormgeving
• Je werkt nauwkeurig met cijfers en leert graag bij
• Je bent een kei in structuur, organisatie en planning. Je respecteert deadlines en combineert verschillende programma’s en evenementen met verschillende richtlijnen en modaliteiten
• Je denkt mee en stelt autonoom oplossingen voor, met oog voor service aan de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen die onze leden zijn
• Je toont je flexibel en collegiaal en streeft binnen het team naar een gezamenlijk resultaat
• Je onderscheidt hoofd- van bijzaken en stelt de juiste prioriteiten
• Je kijkt open naar de wereld en voelt het kriebelen om jouw talent in te zetten voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs.

Ons aanbod

Naast leuke collega’s en een boeiende job, bieden wij jou het volgende:

• Een voltijds contract van onbepaalde duur, met verloning in salarisschaal B111 (zoals toegepast binnen de Vlaamse overheid);
• 35 vakantiedagen;
• Een flexibel afsprakenkader voor thuiswerk;
• Een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding als je met de fiets komt;
• Maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering;
• Een vlot bereikbare werkomgeving in hartje Brussel, vlakbij het centraal station, met ruime kantoren

Solliciteer nu

Heb je zin om deze kans te grijpen? Stuur dan zeker je motivatiebrief en cv zo snel mogelijk naar

myriam.slock@vluhr.be. Zodra we geschikte kandidaturen ontvangen, organiseren we de selectiegesprekken en gaan we over tot de aanwerving van de geschikte kandidaat.

Heb je inhoudelijke vragen over de job? Mail jouw vraag naar renilde.knevels@vluhr.be en lieve.coninx@vluhr.be.