Vacature: administratief medewerker

Vacature: administratief medewerker

De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) is de vereniging van de Vlaamse universiteiten en hogescholen. Het VLUHR-international team (VLUHR-i) wordt aangestuurd door de secretarissen-generaal van de VLUHR en zet zich dagelijks in voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs. De activiteiten van VLUHR-i omvatten o.a. de promotie van het Vlaams hoger onderwijs als studie- en kennisbestemming voor internationale studenten, het beheer van Vlaamse beurzenprogramma’s voor studie- en stagemobiliteit en de uitwisseling van expertise omtrent internationalisering tussen de hogeronderwijsinstellingen. Meer informatie hierover vind je op de volgende websites:

Het VLUHR-i-team, dat momenteel bestaat uit twee beleids- en twee administratieve medewerkers, zoekt een enthousiaste collega die voltijds aan de slag wil als administratief medewerker. We bieden je een veelzijdig takenpakket.

Ten eerste volg je enkele acties op binnen het Actieplan Mobiliteit ‘Brains on the Move’, onder begeleiding van de verantwoordelijke beleidsmedewerker en in nauwe samenwerking met je administratieve collega’s. Je beheert o.a. de dossiers van de acties zomercampussen, gezamenlijke opleidingen, leerstoelen in de VS, acties voor de bilaterale samenwerking met China, enz. Concreet sta je in voor:

  • het lanceren van de beursoproepen;
  • de communicatie met de verantwoordelijken binnen de Vlaamse hogeronderwijs-instellingen, professoren, docenten en hun studenten;
  • de ontvankelijkheidscontrole van de aanvraagdossiers;
  • de organisatie van de selectievergaderingen;
  • de opvolging van de rapportering;
  • correcte en tijdige betalingen.

Ten tweede ondersteun je de verantwoordelijke beleidsmedewerker bij de organisatie van de werkgroep hogeronderwijsbeurzen. Dat houdt o.a. in:

  • het vastleggen van de werkgroepvergaderingen en het voorbereiden van de agenda en het verslag;
  • de halfjaarlijkse update van het anderstalig opleidingsaanbod van de Vlaamse universiteiten en hogescholen en de aanpassing daarvan op de website en in de gedrukte opleidingsoverzichten;
  • de logistieke en organisatorische ondersteuning van de rekruteringsbeurzen voor internationale studenten en van de netwerkbeurzen APAIE, NAFSA en EAIE (inrichting (virtuele) beursstand, opmaken deelnemerslijst, etc.);
  • de verzending van brochures en promotiemateriaal naar de rekruterings- en netwerkbeurzen in binnen- en buitenland, rekening houdend met de richtlijnen van de beursorganisator en de douaneregeling van het land van bestemming;
  • de voorbereiding van presentaties in de huisstijl;
  • het lanceren en opvolgen van de oproep voor toelagen voor deelnemers aan rekruteringsbeurzen;
  • het nakijken van financiële verslagen en het opmaken van correcte en tijdige betalingsopdrachten;
  • het verzamelen van studentenleads van de rekruteringsbeurzen en het communiceren van de resultaten aan alle Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.

De derde hoofdtaak omvat de administratieve en logistieke ondersteuning voor uitgaande staatsbezoeken, economische missies en inkomende zendingen onder leiding van de verantwoordelijke beleidsmedewerker. Dit houdt o.a. in:

  • de opmaak van officiële uitnodigingen voor academische events die VLUHR organiseert in het kader van een staatsbezoek;
  • het verzamelen van input voor het zendingsdossier m.b.t. het land van bestemming en het verzorgen van de layout;
  • de opmaak van het individuele programma van de deelnemers;
  • het verzamelen van de presentaties van de sprekers;
  • de logistieke en administratieve ondersteuning bij bezoeken van internationale delegaties (zaal, catering, verzenden van programma, …enz.).

Daarnaast bied je eveneens hulp bij de organisatie van studiedagen en webinars (lerende netwerken), in beurtrol met je collega’s, en neem je algemene administratieve taken op ter ondersteuning van het VLUHR-i team.

Jouw profiel

Voor deze boeiende en veelzijdige functie zoeken we een gemotiveerde collega die zelfstandig binnen een klein team kan werken, nauwgezet werkafspraken nakomt en zich kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ben je organisatorisch sterk en stressbestendig, en heb je eveneens oog voor detail en kwaliteit, dan ben je misschien wel de nieuwe collega die wij zoeken.

Je hebt een bachelordiploma in office management, communicatiemanagement, business management, of verwante opleidingen en je beschikt over de volgende competenties:

  • je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot en correct uitdrukken in het Nederlands en het Engels. Goede passieve kennis van het Frans is aangewezen;
  • je werkt vlot met het MS Office-pakket en je kan online vergaderingen en events organiseren;
  • je bent leergierig;
  • je werkt zeer nauwkeurig, o.a. met het oog op het correct berekenen en uitbetalen van beursbedragen en toelagen;
  • je hebt zin voor structuur, organisatie en planning zodat je verschillende programma’s en evenementen met verschillende richtlijnen en modaliteiten naast elkaar kan beheren met respect voor de gestelde deadlines;
  • je zoekt autonoom naar oplossingen, doet voorstellen en je bent klant- en servicegericht;
  • je bent flexibel en collegiaal en je bent bereid om binnen het team een gezamenlijk resultaat te bereiken;
  • je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en kan op een gepaste en relevante manier prioriteiten stellen;
  • je hebt een open blik op de wereld en bent gemotiveerd om je in te zetten voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs.

Aanbod

Wij bieden je:

  • een voltijds contract van onbepaalde duur met verloning in salarisschaal B111 (zoals toegepast binnen de Vlaamse overheid).
  • een volledige terugbetaling van het woonwerkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding indien van toepassing, maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering.
  • een vlot bereikbare werkomgeving in hartje Brussel met ruime kantoren, vlakbij het centraal station, en een flexibel afsprakenkader voor thuiswerk.

Kandidaatstelling

Herken je jezelf in bovenstaand profiel? Dan zijn wij benieuwd wie je bent. Stuur uiterlijk op 20 september 2021 je gemotiveerde sollicitatiebrief met CV naar myriam.slock@vluhr.be. Wil je meer weten over de inhoud van de functie, dan kan je terecht bij Renilde Knevels (renilde.knevels@vluhr.be) of Lieve Coninx (lieve.coninx@vluhr.be).