Vacature: administratief en communicatiemedewerker

De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR), meer bepaald VLUHR-international zet zich dagelijks in voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs. Het VLUHR-i-team wordt aangestuurd door de secretarissen-generaal van de VLUHR en staat in voor de promotie van het Vlaams hoger onderwijs als state of the art studie- en kennisbestemming, voor het beheer van Vlaamse beurzenprogramma’s voor studie- en stagemobiliteit en voor de uitwisseling van expertise omtrent internationalisering tussen de hogeronderwijsinstellingen. Het inhoudelijke kader hiervoor wordt aangereikt door de VLUHR-internationaliseringsstrategie. Meer informatie hierover vind je op de volgende websites:

Het VLUHR-i-team zoekt een enthousiaste collega die voltijds aan de slag wil als administratief medewerker ter ondersteuning van communicatie en het dossierbeheer van mobiliteitsbeurzen.

Als administratief medewerker sta je in voor het dossierbeheer van mobiliteitsbeurzen. Dit omvat onder meer het opvolgen van verschillende beurzenprogramma’s van ‘Brains on the Move’, ‘Erasmus+ Stage na afstuderen’ en andere. Je staat onder begeleiding van een beleidsmedewerker en in nauwe samenwerking met collega’s in voor de volgende taken:

  • beheren van de dossiers van beursaanvragen vanaf registratie tot het maken van betaalopdrachten t.e.m. de laatste schijf van het beursbedrag;
  • communiceren met studenten, hogeronderwijsinstellingen en beursverlenende instanties;
  • organiseren van webinars ter ondersteuning van beurskandidaten;
  • voorbereiden van budgetaanvragen en verslaggeving aan financierende instanties;
  • deelnemen aan promotieactiviteiten;
  • bijdrage tot de externe communicatie m.b.t. mobiliteitsbeurzen en Vlaanderen als internationale studiebestemming, bij vb. actualiseren van de teksten op de websites; analyseren van het gebruik van de websites (evolutie van het aantal clicks, het aantal bezoekers, bounce rates, etc.); beheren van de social media accounts van Studyinflanders op Instagram, Facebook en Youtube en het bereik van deze sociale media vergroten; opmaken van de jaarkalender van de nieuwsbrief, en het verzamelen en schrijven van input; vormgeven en uitvoeren van mailcampagnes.

Jouw profiel

We zoeken een enthousiaste collega die zelfstandig binnen een klein team kan werken, oog heeft voor detail en kwaliteit, stressbestendig is, in staat is zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en nauwgezet werkafspraken nakomt. Klantvriendelijkheid is een cruciale eigenschap.

Je beschikt over de volgende kennis en vaardigheden:

  • Je hebt een bachelordiploma in (international) communication management, of (international) organisation and management / organisatie en management (voorheen office management) of communicatiemanagement, business management…
  • Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot en correct uitdrukken in het Nederlands en het Engels. Je hebt minstens een goede passieve kennis van het Frans;
  • je hebt uitstekende kennis van de courante MS Officeprogramma’s en staat open voor het aanleren van softwareprogramma’s voor de website en voor het dossierbeheer van mobiliteitsbeurzen (Placement Online, Mobility Online, Mobility Tool+);
  • je bent vertrouwd met sociale media;
  • je werkt zeer nauwkeurig, o.a. met het oog op het correct berekenen en uitbetalen van beursbedragen;
  • je hebt zin voor structuur, organisatie, planning en timing;
  • ervaring met Erasmus+ KA1 dossierbeheer strekt tot aanbeveling.

Flexibiliteit, collegialiteit, openheid, vertrouwen zijn belangrijke verwachtingen voor de functie, meer bepaald:

  • je kan zowel zelfstandig werken als samenwerken in een team om een (gezamenlijk) resultaat te bereiken;
  • je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en kan op een gepaste en relevante manier prioriteiten stellen;
  • je durft vragen te stellen aan interne en externe collega’s en je beantwoordt hun vragen op een kwalitatieve en klantvriendelijke manier;
  • je kan je aanpassen aan wisselende richtlijnen en werkomstandigheden en een piekperiode schrikt je niet af;
  • je bent nieuwsgierig, hebt een open blik op de wereld en bent gemotiveerd om je in te zetten voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs.

Aanbod

Wij bieden je

  • een voltijds contract van onbepaalde duur met verloning in salarisschaal B111 (zoals toegepast binnen de Vlaamse overheid).
  • volledige terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding indien van toepassing, maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering.
  • een vlot bereikbare werkomgeving in het centrum van Brussel en er bestaat een afsprakenkader voor thuiswerk.

Kandidaatstelling

Herken je jezelf in bovenstaand profiel? Dan zijn wij benieuwd wie je bent. Stuur uiterlijk op 21 juni 2021 een motivatiebrief en een CV naar myriam.slock@vluhr.be. Wil je meer weten over de inhoud van de functie, dan kan je terecht bij Renilde Knevels (renilde.knevels@vluhr.be) of Lieve Coninx (lieve.coninx@vluhr.be).

Procedure

De selectieprocedure zal verlopen in 3 fasen:

  1. Selectie op basis van motivatiebrief en CV
  2. Schriftelijke opdracht, gevolgd door een interview met de geselecteerde kandidaten
  3. Attitudegesprek met de secretarissen-generaal van VLUHR.